Pourquoi utiliser des SMS pour confirmer un rendez-vous ?
Confirmer un rendez-vous revêt une importance capitale pour les entreprises. Cela vous paraît incongru d’utiliser le mot « capitale » ?
Et pourtant, chaque rendez-vous manqué représente non seulement une perte de temps, mais aussi une opportunité commerciale ratée. Dans un précédent article sur le phénomène du no show, nous vous présentions tout l’intérêt des rappels de rendez-vous.
Eh bien, sachez que confirmer un rendez-vous par SMS s’avère tout aussi essentiel à notre ère numérique où la prise de rendez-vous en ligne est devenue monnaie courante. Voyons cela de plus près.
Les avantages d’utiliser les SMS pour confirmer un rendez-vous
1. Immédiateté, instantanéité des textos
L’efficacité du canal de communication qu’est le SMS n’est plus à prouver. Ce sont des messages courts et directs que l’on reçoit de manière immédiate. Nos téléphones ou smartphones nous suivent partout au quotidien et nous passerions même plus de 3 h par jour à les consulter. Par ailleurs, nous étions 95 % de la population française à détenir un mobile en 2021 selon l’INSEE. Un constat qui permet de comprendre pourquoi ces petits messages fonctionnent aussi bien.
2. Amélioration de votre image et réassurance
Envoyer une confirmation de rendez-vous par SMS à un client, à un patient ou à un collaborateur permet de le rassurer. Imaginez avoir pris un rendez-vous en ligne et ne recevoir comme seule réponse, le message du formulaire sur votre navigateur web qui vous dit que votre demande a bien été prise en compte. Recevoir un SMS avec des indications comme la date et l’horaire du rendez-vous est rassurant. C’est un signal supplémentaire qui confirme que le rendez-vous est bel et bien fixé. De plus, en cas d’oubli de l’horaire, votre destinataire n’aura qu’à regarder son téléphone et retrouver votre message pour s’en rappeler. Pas de besoin de vous appeler, vous ou votre standard téléphonique pour reconfirmer la date.
3. Réduction des oublis et des annulations
Comme nous vous l’expliquions plus haut, confirmer un rendez-vous par SMS permet à votre destinataire d’avoir toujours une sorte de rappel dans sa poche. C’est une manière efficace pour réduire les oublis ou les annulations. En effet, de tels messages permettent à vos clients de se préparer en conséquence. Toutefois, une annulation peut toujours survenir. C’est pourquoi il est intéressant de prévoir un lien dans votre SMS de confirmation prévu pour annuler. Votre client pourra ainsi prendre ses dispositions rapidement et vous éviter de perdre un créneau horaire.
4. Simplicité et automatisation
SMSBOX propose une API vous permettant d’intégrer facilement notre solution d’envoi de SMS à vos logiciels de gestion. Cette intégration vous simplifiera la vie, à vous et vos équipes. Grâce à cette dernière, vous serez en mesure d’automatiser l’envoi de confirmation de rendez-vous selon vos propres schémas.
Par exemple, dès qu'un rendez-vous est pris en ligne ou planifié par vos soins, un SMS de confirmation peut être envoyé automatiquement, suivi d'un rappel la veille ou quelques heures avant. Cette automatisation garantit une communication constante avec vos clients, tout en optimisant la gestion des rendez-vous au sein de votre entreprise.
Les bonnes pratiques pour rédiger un SMS de confirmation
Rédiger du contenu clair et concis. C’est généralement la base de toute communication par SMS. C’est d’autant plus le cas pour un message de confirmation de rendez-vous. En effet, le but est de transmettre les informations essentielles au rendez-vous de manière simple et rapide. Pour cela, incluez la date, l’heure et le lieu du rendez-vous. Avec tous ces éléments, votre destinataire aura les détails nécessaires en un coup d’œil et n’aura pas besoin de chercher des informations supplémentaires.
Pour apporter une dimension humaine à votre communication, personnalisez également votre message. Mentionnez le nom de votre client, cela permettra d’augmenter l'engagement et la réceptivité. Pensez aussi à offrir des options de réponse comme la possibilité de confirmer ou de modifier le rendez-vous, via un lien ou un numéro de téléphone. Cette flexibilité permet à votre client de gérer son rendez-vous facilement.
De cette façon, vous améliorerez l’organisation de vos rendez-vous et vous réduire les problèmes de no shows.
Pour vous aider dans la rédaction de vos SMS de confirmation, voici quelques exemples et modèles de messages :
- « Bonjour [Nom], votre rendez-vous avec le Dr [Nom] est confirmé pour le [Date] à [Heure]. En cas d'imprévu, merci de nous prévenir au [Numéro de Téléphone].»
- « Bonjour [Nom], votre rendez-vous au salon [Nom] est confirmé pour le [Date] à [Heure]. Pour toute modification, contactez-nous au [Numéro de Téléphone].»
- « Bonjour [Nom], votre consultation avec [Nom de l'Entreprise] est confirmée pour le [Date] à [Heure]. Pour toute question ou modification, veuillez nous contacter au [Numéro de Téléphone].»
Ce que SMSBOX peut faire pour vous
Vous voilà fin prêt à utiliser le SMS pour confirmer un rendez-vous. Vous en connaissez désormais les avantages et les bonnes pratiques de mise en œuvre. Afin de vous lancer, faites appel aux services de SMSBOX. Notre équipe, spécialisée dans l’envoi de SMS professionnels depuis 2005, est en mesure de vous proposer :
- Une intégration simple avec vos systèmes existants via notre API pour automatiser vos envois SMS de confirmation de rendez-vous ;
- La personnalisation de vos messages avec le nom de votre établissement pour une identification rapide par vos destinataires ;
- L’utilisation de Rich SMS pour ajouter des liens hypertextes à vos messages ;
- L’utilisation de notre interface « Mail-to-SMS » pour automatiser l'envoi d'informations à vos clients ou patients directement depuis votre client mail.
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