Rappel de RDV par SMS : la solution aux problèmes de no-show

Vous êtes confronté à des clients ou à des patients qui prennent rendez-vous puis qui ne s’y présentent pas ?

Ce phénomène peu courtois, mais qui reste humain (oubli, contre-temps…) est appelé le « no-show » et peut s’avérer être un véritable casse-tête tant organisationnel que financier.

Les conséquences du no-show

Peu importe votre secteur, vous y avez forcément déjà été confrontés. Bien que certains en fassent plus les frais que d’autres, notamment le domaine médical, le secteur de la beauté ainsi que les domaines de la restauration et de l’hôtellerie.

Même si l’ampleur du phénomène varie, les conséquences financières et organisationnelles peuvent devenir réellement préoccupantes.

Pour le secteur de la santé, par exemple, 6 à 10 % des rendez-vous ne sont pas honorés par semaine, d’après le Conseil national de l’Ordre des médecins, soit deux heures hebdomadaires de perdues pour un professionnel de santé.

Ce qui représenterait 27 millions de rendez-vous manqués par an.

Les restaurateurs ne sont pas en reste et tirent la sonnette d’alarme. En effet, des tables non occupées sont des pertes sèches pour ces établissements.

Au-delà de l’aspect financier non-négligeable, l’organisation en pâtit gravement.

Chaque créneau non honoré induit une gestion plus complexe des disponibilités et un besoin accru de flexibilité. Un fait qui peut engendrer une surcharge de travail pour les équipes en place. Du côté du client comme du patient, la satisfaction en est aussi affectée.

Un client qui n’arrive pas à obtenir une réservation du fait d’un créneau, bloqué pour un client qui ne se présentera pas, est un client perdu.

Pire encore s’il s’agit d’un patient qui ne trouve alors pas de solution pour se faire soigner !

En d’autres termes, le no-show engendre un cercle vicieux conduisant à des difficultés organisationnelles, financières et in fine, à un service dégradé pouvant alimenter une mauvaise réputation.

Comment contrer efficacement ce phénomène ?

Les solutions traditionnelles ne manquent pas, mais présentent certaines limites.

Envoyer un mail de confirmation est une bonne idée, mais risque d’être vite oublié tant les boîtes mails peuvent être vite saturées de nos jours.

Prendre l’empreinte bancaire de la carte bleue peut être une solution, mais ne semble pas adapté à tous les secteurs d’activité et à toutes les prestations, tout comme demander le dépôt d’un acompte à la réservation.

Et ne parlons pas des rappels téléphoniques qui nécessitent du personnel en conséquence, un temps fou et une planification rigoureuse.

A notre époque, il faut quelque chose de « punchy » et qui touche directement et régulièrement vos clients ou patients. C’est ici qu’entre en jeu le SMS.

Les avantages du SMS pour « lutter contre les lapins »

Le rappel de rendez-vous ou de réservation par SMS est une solution redoutablement efficace pour lutter contre le no-show.

Celle-ci vous permettra de gagner du temps, de faire diminuer l’absentéisme et donc d’augmenter vos finances.

Par son côté concis, il apporte une communication rapide et percutante. D’autant plus qu’aujourd’hui, peu de personnes ne disposent pas de téléphone portable.

Que vos patients ou clients aient un téléphone mobile ou un smartphone, à partir du moment où ils détiennent un abonnement mobile, votre message sera reçu.

Par ailleurs, ces petits bijoux de technologies ne nous quittent plus, de la salle de bain au bureau, ils sont généralement toujours présents sur nous.

Ce qui en fait un excellent moyen pour communiquer par SMS avec vos patients ou clients et surtout pour leur faire une piqûre de rappel pour leur rendez-vous !

Les SMS ont un faible coût d’envoi en comparaison avec d’autres moyens de communication. Il s’agit donc d’une solution adaptée à tout type d’entreprise, peu importe sa grandeur.

Dernier point, les SMS sont personnalisables et de cette façon, ils vous permettent de créer une relation client/patient qui sera bien vue par ces derniers en les appelant par leur nom ou prénom par exemple.

Avec les SMS enrichis, il est aussi possible d’insérer des liens au corps de votre message. Un système pratique si vous souhaitez permettre à vos patients ou clients de reprogrammer un rendez-vous.

L’utilisation du SMS en cas concrets

La gestion de vos rappels de rendez-vous vous revient. Toutefois, nous avons quelques conseils pour vous.

Au moment de la prise de rendez-vous, envoyez un SMS. Cela permet de poser les choses et de confirmer la prise en compte de la réservation à votre client ou patient.

« Bonjour Simon, votre RDV avec le Dr. JASMIN est prévu le 25/04/25 à 10h30. Accès par le bâtiment B. Annuler ou reprogrammer : www.lien.com »

Ensuite, un jour avant le jour J, rappelez succinctement la date et l’heure du rendez-vous. Soyez concis, mais donnez tout de même les informations essentielles.

« Bonjour Simon, rappel de votre RDV avec le Dr. JASMIN prévu le 25/04/25 à 10h30. Annuler ou reprogrammer : www.lien.com »

Votre client/patient ne s’est malgré tout pas présenté ? N’hésitez pas à lui envoyer un SMS après l’heure du rendez-vous. Ainsi, vous obtiendrez peut-être la raison et pourrez obtenir de reprogrammer un rendez-vous à une autre date.

« Bonjour Simon, nous vous attendions aujourd'hui. Contactez le secrétariat au 0854282828 ou reprogrammer un RDV : www.lien.com »

Ce que SMSBOX peut faire pour vous

Les no-shows représentent une problématique grandissante qui affecte différents secteurs d’activités.

Tandis que les solutions traditionnelles comme les mails ou les appels peinent à répondre à cette problématique, l’utilisation du SMS se révèle être un atout imbattable. Mais pour ce faire, vous devez choisir votre plateforme d’envoi de SMS.

Chez SMSBOX, forts de nos 19 ans d’expérience dans l’envoi de SMS professionnels, nous sommes en mesure de vous proposer :

• L’intégration de notre API à votre système informatique afin d’automatiser l’envoi de rappels de rendez-vous selon vos procédures ;
• L’utilisation de notre interface « Mail-to-SMS » dans le but d’informer automatiquement vos clients ou patients via votre client mail ;
• De personnaliser vos messages avec le nom de votre structure ou entreprise afin qu’ils soient immédiatement identifiés et d’accroître leurs chances d’être lus ;
• Un support technique à votre service pour vous guider et vous aider dans la mise en place de notre API ou dans l’utilisation de notre interface « Mail-to-SMS ».

Prêts à réduire drastiquement votre taux de no-show ? Contactez-nous dès aujourd’hui pour en apprendre davantage sur notre solution et créez votre compte gratuitement sur notre plateforme d’envoi de SMS.